Encerramento de Contas ;

Encerramento de Contas
A época do Encerramento de Contas constitui um período especial para os prestadores de serviços contabilísticos, uma vez que todos os seus clientes querem perceber quais foram efetivamente os resultados do ano anterior.As gerências e/ou administrações no decorrer dos seus afazeres diários não conseguem, muitas das vezes, ter uma correta perceção se as decisões que estão a tomar se refletem num aumento do resultado ou apenas num aumento do volume de negócios.
Para muitas empresas, esta época tem uma elevada importância para o futuro a curto/ médio prazo da empresa, pois permite que as gerências compreendam onde cometeram erros ao longo do ano e o que necessitam a curto prazo para atingir as metas e os objetivos definidos para este espaço temporal.

A contabilidade e a análise das contas da empresa têm um papel importante nesta mesma definição de metas a cumprir pelas empresas. Uma análise contínua e detalhada da contabilidade pode facilitar o trabalho da gerência no alcance dos objetivos estabelecidos e também revelar, mais rapidamente, alguns problemas que possam surgir.

A contabilidade deve ser vista como um precioso auxiliar na ajuda da definição do rumo a seguir, tendo um papel preponderante no período de Encerramento de Contas.

Este período é composto por diversas fases, tais como:

-Análise de operações pré-encerramento;         

- Operações de pré-encerramento;                          

- Operações de encerramento- aspetos contabilísticos e fiscais;

- Aspetos fiscais relevantes;      

Este processo de Encerramento de Contas exige uma minúcia extrema ao longo de todas as fases para garantir que não existem erros, tanto do lado dos prestadores de serviços decontabilidade como do lado da empresa, para que os resultados e os relatórios apresentados aos detentores de capital sejam o mais verdadeiros possível, possibilitando que estes consigam retirar informação relevante que lhes permita decidir sobre o rumo a tomar para a empresa.

Detalharemos de seguida os aspetos supramencionados:

- Análise de operações pré-encerramento;

No decorrer do ano, contabilistas e gestores/administradores devem assumir um papel prudente nas tomadas de decisão, tendo em atenção aspetos como perda de metade do capital social, violação do dever de propor dissolução da sociedade ou redução do capital, suprimentos como manifestação de fortuna, obrigatoriedade de existência de contas bancárias, proibição de pagamentos e recebimentos em numerário que envolvam montantes iguais ou superiores a 3.000 mil euros.

- Operações de pré-encerramento

Na preparação do Encerramento de Contas há medidas que podem ser tomadas para o facilitar, nomeadamente a conferência de saldos de contas. Esta é uma tarefa que pode, e deve, ser realizada ao longo do ano, especialmente as conciliações bancárias, que devem ser efetuadas numa base regular para confirmar os valores lançados na contabilidade.

É também importante o controlo dos valores de caixa, pois saldos de caixa elevados podem indicar problemas na avaliação e controlo das contas da empresa. A caixa é um dos meios financeiros mais difíceis de controlar contabilisticamente. No entanto existem métodos que facilitam o seu controlo, como por exemplo a implementação de folhas de caixa ou a aplicação de um fundo fixo mensal, que ajudam a garantir que as despesas estão todas contabilizadas corretamente e no mês certo.

Os saldos das contas de clientes e de fornecedores são outros cujo a validação é importante na preparação do fecho, sendo a conferência feita a partir de extratos de contas corrente que deverão ser pedidos aos terceiros. Esta validação permite um ajuste dos lançamentos do ano caso haja alguma discrepância entre as contas correntes e facilita uma análise da necessidade de reconhecer perdas por imparidade.

De modo a preparar o movimento de depreciações dos bens imobilizados deve também ser conciliado o saldo contabilístico com o registo de bens do ativo não corrente, facilitando assim o processo de realização dos mapas de depreciação. Este processo também permitiráque seja feita uma reavaliação de ativos com mais facilidade e rapidez, se se verificar necessário.

O controlo destes saldos ajuda a contabilidade a ter mais aptidão para a realização de operações de encerramento.

 Operações de encerramento - aspetos contabilísticos e fiscais;

A contabilidade não deve ser vista como um processo mecânico e “formatado”. Todas as sociedades têm as suas particularidades e a primeira grande diferença entre elas são os normativos contabilísticos utilizados – as microentidades podem optar por usar as Normas Contabilistas das Microentidades (NC -ME), ao invés do Sistema de Normalização Contabilística (SNC). Cada um dos normativos tem regras específicas.

As políticas contabilísticas devem ser aplicadas consistentemente, não devendo ser alteradas ao longo do ano sem razões plausíveis.

Aquando do Encerramento de Contas há vários aspetos a ter em conta, tais como: os ativos, as depreciações e/ou amortizações dos mesmos, contagens e respetivas operações com inventários, custo dos empréstimos obtidos, subsídios, perdas por imparidade em créditos incobráveis, benefícios dos empregados e acontecimentos após a data do balanço.

Detalharemos de seguida alguns dos aspetos referidos:

Ativos

A decisão de imobilizar uma compra ou levá-lo a gasto deve ser também ela coerente ao longo dos anos. Por exemplo,artigos de baixo valor não devem ser considerados imobilizado (e consequentemente capitalizados).

Os artigos que foram considerados como ativos na esfera da empresa têm de ser sujeitos a depreciações e amortizações. O método de depreciação escolhidodeve ser consistente ao longo da vida útil do ativo e refletir o modelo que se espera que os benefícios económicos do ativo sejam consumidos pela empresa.

Inventários

Os inventários são também eles um aspeto importante no processo de Encerramento de Contas, e no correto e assertivo controlo da “saúde financeira” das empresas. Deve proceder-se a, pelo menos, uma contagem física anual para confirmar os bens em inventário. É também neste processo que se deve analisar a necessidade deconstituir imparidades sobre artigos obsoletos ou sem rotatividade ou até mesmo sobre artigos danificados.

Perdas por imparidade em créditos incobráveis

Quando apurados e reconhecidos os créditos incobráveis, decorrentes da atividade normal da empresa, estes podem ser deduzidos à matéria coletável.

Acontecimentos após a data do Balanço

Existem determinados acontecimentos – como, por exemplo, a descoberta de fraudes ou erros que demonstrem que as demonstrações financeiras estão incorretas ou a resolução de um caso judicial pendente – que dão lugar a ajustamentos às demonstrações financeiras e devem ser posteriormente divulgados no anexo. Todavia, há outros acontecimentos, após a data do balanço, que também devem ser reportados no anexo, mas não constituem necessidade de realizar ajustamentos às demonstrações financeiras – como por exemplo, a “queda” no valor de mercado de investimentos financeiros.

Aspectos fiscais relevantes

Os Orçamentos de Estado trazem, habitualmente, alterações fiscais no âmbito da matéria coletável e nos benefícios fiscais em vigor no ano. Assim sendo, é necessário um acompanhamento pormenorizado aos regimes em vigorde modo que a empresa consiga maximizar os benefícios fiscais.

Mapas financeiros e fiscais

O processo de Encerramento de Contas só se pode considerar finalizado após a elaboraçãodos mapas financeiros de prestação de contas e dos mapas fiscais.

Os mapas financeirossão compostospor: balanço, demonstração de resultados, demonstração de fluxos de caixa, demonstração das alterações no capital próprio e o anexo. No balanço é discriminado o que a empresa possui e as suas dívidas, bem como o capital pertencente aos sócios. Na demonstração de resultados é calculado o resultado anual da empresa e na demonstração de fluxos de caixa são apresentadas informações sobre os movimentos financeiros da empresa ao longo do ano, quer em numerário quer em depósitos à ordem. Na demonstração das alterações no capital próprioé evidenciado o aumento ou a redução do capital próprio ao longo do ano. Por fim, no anexo são justificados alguns dos valores dos mapas anteriormente referidos e são discriminados factos que ocorreram e podem ter relevância para a análise dos mesmos.

Os mapas fiscais são constituídos pela: modelo 3 ou modelo 22, modelo 10, informação empresarial simplificada (IES) e outros mapas de reporte fiscal anual. A modelo 3 é a declaração de rendimentos de pessoas singulares que vai determinar o valor de IRS do ano anterior. A modelo 22 é a declaração relativa ao exercício anterior, onde é declarado o lucro ou o prejuízo das pessoas coletivas, de modo a determinar o IRC. Na modelo 10 são declarados os rendimentos e retenções de sujeitos passivos de IRS, não presentes nas Declarações Mensais de Remunerações. A IES é uma declaração anual obrigatória de prestação de informação para fins fiscais, contabilísticos e estatísticos.

 

Rafaela Morais Consultora JLM Consultores Alexandre Teixeira Consultor JLM Consultores, 31/03/2022
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